Có những món trang trí chỉ cần dùng một buổi và nên thuê. Cũng có những món đơn vị tổ chức, nhà hàng hoặc cửa hàng dùng lặp lại nhiều lần, mua sẽ thuận tiện hơn. Vấn đề nằm ở cách chọn kích thước, màu sắc, vật liệu và khả năng cất giữ sau sự kiện. Công Yến cung cấp và cho thuê đồ trang trí, đồng thời có năng lực in ấn và gia công tại xưởng. Khách có thể trao đổi riêng từng vật tư hoặc một bộ trang trí theo chủ đề, nhưng cần xác định rõ mục tiêu sử dụng thay vì mua theo một tấm ảnh mẫu.
Mua món nào, thuê món nào
Phông in tên sự kiện, hình cắt riêng, bảng chào có thông tin cá nhân hoặc quà lưu niệm thường phù hợp đặt làm theo yêu cầu. Khung cổng lớn, bàn gallery, bục trưng bày hoặc hệ trụ hoa có thể thuê nếu chỉ tổ chức một lần. Với đơn vị thường xuyên làm tiệc, mua một bộ khung và phụ kiện tiêu chuẩn có thể thuận tiện, nhưng cần tính chỗ cất, khả năng vận chuyển và công bảo dưỡng.
Đừng quyết định chỉ theo giá từng món. Một bộ đạo cụ rẻ nhưng quá khổ xe vận chuyển, khó tháo lắp hoặc nhanh hư bề mặt sẽ gây tốn kém lúc dùng lại. Nếu sản phẩm có nhiều phụ kiện lắp ghép, cần hỏi cách thay thế các chi tiết thường mất như chốt, ốc và đế kê.
Chọn kiểu dáng theo không gian
Đạo cụ trang trí ở nhà hàng rộng có thể cần khung lớn; đồ đặt trong phòng khách nên có kích thước gọn và ít góc nhọn. Với phông sinh nhật, màu sắc có thể tươi sáng; với hội nghị hoặc gian hàng thương mại, bố cục cần nhường chỗ cho logo và thông tin chính. Người mua nên gửi ảnh vị trí sử dụng kèm số đo thay vì chỉ hỏi kích thước theo tên mẫu.
Khi chọn tông màu, nên xem một bảng màu thực tế nếu có. Ánh đèn vàng ở nhà hàng có thể làm trắng chuyển kem, xanh nhạt thành xám. Các món đặt cạnh nhau như hoa, khăn bàn, phông và chân đế nên được đối chiếu cùng lúc để tránh lệch tông do mua từng đợt khác nhau.
Vật liệu và độ bền sử dụng
Khung sắt, inox, nhựa, gỗ công nghiệp, vải và mica có ưu điểm riêng. Khung kim loại cần xem mối hàn, lớp phủ và độ ổn định của chân. Đồ gỗ công nghiệp cần hạn chế tiếp xúc nước kéo dài, nhất là mép cắt hoặc vị trí khoan. Vải trang trí nên kiểm tra đường may, khả năng giặt hoặc vệ sinh theo đặc tính vật liệu. Những món cần dùng ngoài trời phải được cân nhắc theo gió, nắng, mưa tại địa điểm thực tế.
Với các sản phẩm dùng nhiều lần, khả năng tháo lắp không làm xước mặt và việc xếp gọn quan trọng không kém hình thức. Bề mặt dễ lau có thể phù hợp với nhà hàng hơn những chi tiết nhiều khe bắt bụi. Nếu dùng phụ kiện điện hoặc đèn, cần kiểm tra thông số và điều kiện sử dụng của thiết bị.
Hoa, vải, bóng và phụ kiện nhỏ
Hoa lụa, cành lá, dây trang trí, ruy băng, vải voan và các phụ kiện nhỏ giúp thay đổi phong cách mà không cần thay toàn bộ khung. Khi mua, nên thống nhất bảng màu chính, số lượng cụm và kích thước chỗ gắn. Một cổng hoa có thể cần nhiều điểm cố định hơn ảnh chụp cận cảnh thể hiện; vì vậy khách tự lắp cần kiểm tra cấu tạo khung và độ bám của phụ kiện.
Một số món có tính chất tiêu hao như bóng, keo, băng dính hoặc vật tư in cần dự trù thay mới cho mỗi sự kiện. Không nên sử dụng vật liệu kém phù hợp để cố định khung chịu tải. Với nơi có trẻ nhỏ, tránh phụ kiện dễ nuốt, cạnh sắc và dây dài đặt thấp. Cần phân biệt rõ phụ kiện trang trí với đồ chơi được thiết kế cho trẻ.
Đặt sản xuất theo mẫu riêng
Những hạng mục có logo, tên, màu nhận diện hoặc kích thước đặc thù nên được triển khai từ tệp thiết kế có số đo. Có thể gồm bảng tên, hình cắt, backdrop, standee, khung hình hoặc vật phẩm trang trí theo chủ đề. Công Yến có xưởng in kỹ thuật số và gia công CNC; phạm vi vật liệu và kỹ thuật cần được xác nhận theo từng đơn hàng.
Khi gửi ảnh tham khảo, hãy ghi rõ muốn giữ chi tiết nào và kích thước dự kiến. Nếu sản phẩm cần in ảnh, nên gửi tệp đủ nét; nếu có chữ, kiểm tra kỹ dấu tiếng Việt và số liệu trên mẫu. Duyệt bản phối cảnh không đồng nghĩa mọi chất liệu sẽ giống ảnh 3D, nên phần quy cách thực tế phải thể hiện riêng trong báo giá.
Đóng gói và bảo quản sau tiệc
Một bộ đạo cụ muốn dùng lâu cần có nơi bảo quản khô, tránh ánh nắng trực tiếp và không xếp vật nặng lên chi tiết dễ biến dạng. Hoa lụa nên được che bụi và giữ form; vải cần vệ sinh, phơi khô phù hợp trước khi cất. Khung tháo rời nên đánh dấu vị trí ghép, gom đủ vít chốt và tránh để chân đế cọ vào mặt sơn.
Với đồ trang trí có nhiều kích thước, nên lập danh sách và chụp ảnh bộ đầy đủ khi mới mua. Điều này hữu ích cho nhân viên chuẩn bị mỗi lần đi thi công. Nếu cần vận chuyển thường xuyên, quy cách thùng hoặc túi đựng phải được tính ngay từ lúc chọn sản phẩm, tránh phát sinh hư hỏng do chở quá chật.
Kiểm tra trước khi nhận hàng
Báo giá hoặc xác nhận đơn mua nên ghi tên món, số lượng, kích thước, màu, vật liệu, phụ kiện đi kèm, phương án vận chuyển và điều kiện đổi trả nếu có. Đối với hàng đặt làm riêng có tên hoặc logo, phải xác nhận nội dung cuối trước sản xuất. Khi nhận, đối chiếu sản phẩm với mẫu đã chốt, xem bề mặt, mối ghép và đủ các bộ phận tháo lắp.
Nếu dự định kết hợp món mới mua với đồ đang có, nên mang ảnh và số đo để tránh chênh lệch. Công Yến có thể tư vấn lựa chọn phù hợp và báo giá bằng văn bản theo từng hạng mục. Việc mua đúng món cần dùng sẽ tiết kiệm diện tích kho và công chuẩn bị mỗi lần tổ chức hơn là mua nhiều rồi để không.