Thuê đạo cụ giúp người tổ chức chủ động được những hạng mục chỉ dùng trong một buổi, như chân hoa, khung cổng, bàn gallery, đèn hoặc phụ kiện trang trí. Tuy nhiên, cùng tên một món đồ có thể có nhiều kích thước và mức hoàn thiện khác nhau. Nếu chỉ chọn qua ảnh mà không đo mặt bằng, đến ngày lắp dễ gặp cảnh khung không vừa cửa, bàn quá cao hoặc số lượng chân hoa không cân xứng. Công Yến có dịch vụ cho thuê và bán đồ trang trí sự kiện tại Quảng Ngãi. Danh mục, tình trạng món đồ, phạm vi lắp đặt và lịch nhận trả cần được xác nhận theo thời điểm thuê.
Bắt đầu từ sơ đồ mặt bằng
Trước khi hỏi thuê từng món, nên vẽ sơ đồ đơn giản của nơi tổ chức: cổng vào, khu đón khách, sân khấu, bàn tiệc và các lối di chuyển. Với tiệc cưới tại tư gia, khoảng trống phía trước cửa có thể thay đổi sau khi dựng rạp. Với quán cà phê khai trương, phần trước cửa còn phải chừa cho khách đi và xe giao hàng. Sơ đồ giúp nhận ra món nào thực sự cần, món nào dễ cản đường.
Nếu không có bản vẽ, có thể chụp ảnh toàn cảnh và ghi kích thước chiều ngang, chiều sâu, chiều cao. Cần hỏi nơi thuê chiều rộng chân đế, chiều cao tổng thể và trọng lượng ước tính khi vận chuyển nếu quan trọng. Một chiếc khung nhìn gọn trên ảnh có thể cần chân đỡ khá rộng để đứng vững.
Khung cổng và hệ phông nền
Khung cổng tròn, khung chữ nhật, khung vòm hoặc bộ khung ghép thường được chọn cho cổng hoa và khu chụp ảnh. Điểm cần xem là kích thước lọt lòng, vị trí chân, vật liệu và cách kết nối từng đoạn. Khung có thể dùng nhiều lần nhưng không phải loại nào cũng phù hợp đặt ngoài trời, đặc biệt nơi có gió hoặc nền đất mềm. Nếu muốn treo nhiều hoa và vải, phải trao đổi rõ tải trọng với bên cung cấp.
Phông nền có thể là vách cứng, vải, bạt hoặc bộ khung để gắn nội dung in. Khung chỉ thuê không mặc nhiên gồm vải, bảng tên, hoa hay đèn. Khi nhận báo giá, nên đọc từng dòng để biết món nào đã hoàn thiện, món nào gia đình cần chuẩn bị thêm. Nếu thuê riêng khung và tự gắn hoa, cần thống nhất cách cố định được phép sử dụng.
Bàn gallery, trụ và bục trưng bày
Bàn gallery thường đặt ảnh cưới, hoa, bảng tên hoặc vật lưu niệm. Với tiệc sinh nhật, bàn có thể dùng để bày bánh và phụ kiện. Kích thước mặt bàn cần phù hợp với những món thực tế, nhất là bánh nặng hoặc khay thủy tinh. Trụ hoa, bục vuông hay khối tròn có thể tạo độ cao khác nhau trong ảnh, nhưng nếu bố trí tràn lan sẽ gây khó đi lại.
Khi thuê bộ bàn và trụ, nên hỏi kích thước từng chiếc thay vì chỉ ghi chung số lượng. Vị trí đặt dưới rạp, gần mép sân hoặc nơi có trẻ nhỏ phải có chân đế ổn định. Các món bề mặt bóng, gương hoặc sơn sáng nên được kiểm tra vết xước trước khi bàn giao để có căn cứ rõ ràng cho hai bên.
Hoa giả, lồng đèn và phụ kiện
Hoa lụa, lồng chim trang trí, chân nến, đèn dây và các bộ phụ kiện nhỏ thường giúp hoàn thiện tông màu của tiệc. Chúng nên được chọn sau khi đã chốt phông chính. Một khóm hoa rực màu đặt gần backdrop pastel có thể phá cả bảng màu, dù bản thân khóm hoa đẹp. Với hoa lụa, cần xem tình trạng cánh, bụi bám và cách bó buộc để không bị bung khi vận chuyển.
Đèn trang trí có thể cần nguồn điện, dây nối và vị trí cố định. Cần xác định thiết bị được phép dùng ngoài trời hay chỉ dùng trong nhà. Nếu sử dụng nến, ưu tiên phương án phù hợp không gian; tránh để ngọn lửa gần rèm, hoa lụa hoặc nơi trẻ có thể chạm vào. Phụ kiện chỉ để trưng bày không nên bị hiểu thành đồ gia đình có thể mang về.
Tự lắp hay kèm thi công
Khách có thể muốn tự trang trí để tiết kiệm nhân công hoặc đặt đội lắp đặt để xử lý khung, phông và điện. Hai hình thức có trách nhiệm khác nhau. Nếu tự vận chuyển, cần biết món nào tháo rời, món nào dễ vỡ, kích thước kiện hàng và yêu cầu bảo vệ bề mặt. Đối với khung lớn hoặc thiết bị điện, việc lắp cần được người phù hợp thực hiện; không nên tự gia cố tùy ý.
Nếu bên cho thuê lắp đặt, phải xác định giờ được vào địa điểm, bề mặt cho phép khoan hoặc neo, người phụ trách tiếp nhận và nơi tập kết đồ sau tháo dỡ. Việc thay đổi mặt bằng hoặc yêu cầu lắp thêm vật liệu không có trong danh sách có thể phát sinh chi phí, nên trao đổi trước khi đội xe xuất phát.
Đặt cọc, thời gian và trả đồ
Trước khi xác nhận đơn, cần đọc kỹ thời điểm bắt đầu tính thuê, giờ giao nhận, trường hợp trả muộn và chính sách đổi ngày. Tiệc có thể kết thúc trễ hơn dự kiến, nhưng không nên mặc định đạo cụ sẽ được giữ thêm miễn phí. Với những món dễ hư hỏng, nên thỏa thuận nguyên tắc tính phí khi mất, vỡ, dính màu hoặc bị tự ý sửa chữa.
Biên bản giao nhận hoặc bảng kiểm đính ảnh giúp ghi lại tình trạng từng món. Khi nhận hàng, nên đối chiếu số lượng, màu, kích thước, bề mặt và phụ kiện đi kèm. Khi trả, các món tháo rời cần gom đủ ốc, chốt, dây và túi đựng nếu có. Cách làm này giảm tranh cãi hơn nhiều so với trao đổi miệng sau khi tiệc đã xong.
Báo giá dễ so sánh
Giá thuê phụ thuộc loại đạo cụ, số lượng, thời gian, vận chuyển và công lắp nếu có; Công Yến sẽ báo theo danh mục và điều kiện thực tế. Khi so sánh hai đề xuất, hãy xem có cùng kích thước, chất liệu, phần hoa, phần vải và phạm vi lắp đặt hay không. Một bộ cổng gồm khung và hoa khác hoàn toàn bộ chỉ có khung.
Đừng thuê nhiều đồ trước rồi mới nghĩ cách bày. Hãy chốt trước một phương án bố cục và danh sách món thực sự dùng. Gia đình có thể gửi ảnh mặt bằng, ngày tổ chức và hình mẫu tham khảo cho Công Yến để xác nhận lựa chọn hiện có, làm rõ phần thuê, phần mua và các mục cần thi công tại chỗ.
Hạng mục liên quan
- Trang trí tiệc cưới, lễ đính hôn Quảng Ngãi
- Cung cấp đồ trang trí sự kiện Quảng Ngãi
- Trang trí thôi nôi, sinh nhật tại Quảng Ngãi
Bài viết tham khảo thêm: